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Forensic

Las primeras decisiones de una investigación interna marcan su éxito

Grant Thornton analizó los escenarios, acciones clave y el papel de la tecnología en la lucha contra la corrupción o el fraude

Cristina Muñoz-Aycuens, directora de Forensic de Grant Thornton alertó que cometer un error en la gestión de la información puede invalidar todo el proceso

 Alfonso Bravo, socio de Forensic de Grant Thornton: “Pese a los procedimientos predeterminados de una compañía, cada proceso forense conlleva una estrategia específica”

De izquierda a derecha Alfonso Bravo socio de Forensic y Cristina Muñoz-Aycuens directora de Forensic.
De izquierda a derecha Alfonso Bravo socio de Forensic y Cristina Muñoz-Aycuens directora de Forensic.Download Image

Dentro del proceso de obtención y análisis de la información que conlleva un proceso de análisis forense dentro de una compañía, es clave tener conocimiento de los protocolos aceptados por los empleados y de sus derechos fundamentales para asegurar la validez de las conclusiones obtenidas dentro de un proceso judicial. Esta realidad es especialmente relevante dado que tanto la obtención forense como el posterior análisis de la información digital requieren de conocimientos técnicos, así como
de herramientas forenses específicas. Estos conocimientos se han de conjugar con la correspondiente metodología forense que respete el derecho a la intimidad y al secreto de las comunicaciones de la persona investigada.


Esta fue una de las principales conclusiones extraídas del encuentro “Forensic empresarial con impacto tecnológico: Escenarios, acciones clave y el papel de la tecnología” organizado por Grant Thornton y Cámara de Madrid. En este evento, los expertos de la Firma explicaron cómo se debe actuar ante un caso de corrupción o fraude en una empresa, la metodología a seguir, las medidas a adoptar y su importancia de cara a un futuro escenario judicial.


“Las investigaciones forenses son una profesión de riesgo. La línea entre hacerlo bien o mal es muy fina y un error en las formas o en los tiempos para conseguir los datos puede invalidar todo el proceso”, aseguró Cristina Muñoz-Aycuens, directora de Forensic de Grant Thornton. Entre otros aspectos señaló que algo tan sencillo como un encendido no autorizado del ordenador una vez comenzada la investigación puede poner en duda la integridad de la información obtenida que ha sido objeto de análisis.

Decisiones en una investigación interna
Nota de prensa

Decisiones en una investigación interna

Son claves para el éxito

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Los expertos de la Firma aseguraron que uno de los elementos básicos a la hora de enfrentar una investigación de estas características, por un potencial fraude o irregularidad de un empleado dentro de la compañía, es asegurar cuanto antes la información, dada su volatilidad tomando para ello las máximas cautelas y prevenciones independientemente de a donde conduzca finalmente el proceso de investigación.


Sin embargo, durante su intervención, Alfonso Bravo, socio de Forensic de Grant Thornton, también destacó que es importante no caer en la precipitación dentro de estas investigaciones. “Existen casos hoy en día en los que, por un exceso de celo o impulsividad por parte del empleador ante un potencial hecho de actuación irregularllevada a cabo por un empleado, el empresario decide por su cuenta y sin tener en cuenta ningún tipo de precaución, acceder al ordenador del empleado pudiendo con su acción invalidar cualquier proceso judicial posterior”.
 

No muchas compañías cuentan con una política de uso de dispositivos electrónicos


Para asegurar que se respeta en todo momento los derechos de los trabajadores, los expertos de la Firma también indicaron que es necesario para una compañía contar con una política de uso de dispositivos electrónicos. Cristina Muñoz-Aycuens aseguró que incluso hoy en día existen aún empresas que no disponen de este tipo de políticas “Hay muchas organizaciones que desconocen la existencia de estas políticas, pero es muy importante que se especifique desde el principio cuál es el
derecho de uso del dispositivo, que este es propiedad de la organización y que la compañía puede acceder a los datos contenidos en el mismo en cualquier momento, siempre que se den las circunstancias para ello”, añadió.
 

Ambos expertos coincidieron en señalar que no contar con esta directiva puede dificultar el trabajo, siendo necesario en ocasiones acceder a los dispositivos de otros empleados, obteniendo previamente su consentimiento para tratar de obtener elementos indiciarios o probatorios suficientes que sirvan para solicitar posteriormente autorización judicial para acceder, en su caso, a los dispositivos corporativos de la persona investigada.


Investigaciones ad hoc pese a la existencia de los protocolos

A raíz de una de las preguntas de los asistentes, los expertos de Grant Thornton explicaron que, pese a que es conveniente contar con protocolos estandarizados de actuación ante cualquier irregularidad en el seno de una compañía, también es imprescindible que cada proceso de investigación sea flexible y adaptado a cada caso. “La investigación variará en función de la irregularidad investigada, el perfil de la persona sospechosa o del número de personas involucradas”, completó Alfonso Bravo.

Dentro de estos procedimientos específicos, los expertos de Grant Thornton subrayaron dos aspectos fundamentales. El primero es acotar la investigación únicamente a las áreas afectadas, siendo proporcionales a las evidencias obtenidas y evitando un proceso que pudiese abarcar de forma global a la compañía, multiplicando los datos necesarios para obtener conclusiones, extendiendo los tiempos y, sobre todo, dificultando la discreción.

El segundo caso hace referencia a la decisión acerca de apartar al empleado de su actividad, con permisos bien sean retribuidos o no. Tanto Alfonso Bravo como Cristina Muñoz-Aycuens remarcaron el hecho de que esta decisión es fundamental porque puede marcar el devenir del empleado dentro de la empresa, si bien la decisión de adoptar esta medida dependa de múltiples factores que se han de ponderar previamente. “Una empresa es como un pueblo pequeño, todo se sabe e incluso se magnifica. Hay que decidir en poco tiempo, pero debemos tener en cuenta cuál es el caso que se está investigando y cuanta evidencia tenemos, pero priorizando siempre el éxito de la investigación” aseguró el socio de Forensic de Grant Thornton.