El compliance global siempre ha supuesto un complejo reto para los equipos financieros de las organizaciones multinacionales que operan en muchos territorios. Las diferentes legislaciones locales, los reglamentos y otros requisitos nacionales hacen que el compliance suponga a veces un verdadero quebradero de cabeza. Pero para muchos equipos de finanzas y compliance, la pandemia ha aumentado el reto de hacer negocios en múltiples jurisdicciones, incrementando el riesgo de incumplimiento. La crisis ha desplazado la prioridad de los directores financieros (CFO) y los directores contables (CAO) hacia el corto plazo: mantener las operaciones en marcha, permitiendo y ajustándose a un entorno de trabajo remoto, y gestionando cuidadosamente los flujos de caja.
Alejandro Sánchez, socio director del área de Business Solutions de Grant Thornton intuye que cumplir estos requisitos resulta cada vez más difícil: "La continuidad del negocio es la prioridad. La rapidez con la que llegó la pandemia obligó a las empresas a adaptarse a trabajar en entornos remotos rápidamente, y el principal objetivo de las multinacionales ha sido mantener sus negocios y evitar interrupciones”.
Pero el riesgo de cumplimiento sigue muy presente. "Eso no ha disminuido", dice Sánchez. "En una época de prioridades que compiten entre sí, las cuestiones de compliance global puede que tengan menos importancia ahora, pero el riesgo de no cumplir en cada país permanece. Y la falta de atención y cumplimiento de los requisitos locales plantea problemas fiscales, sanciones e incluso procesos judiciales contra los directivos. También puede suponer un riesgo para su marca y reputación en esos mercados locales".
Nuevas prioridades en distintas jurisdicciones
Las actividades a las que se puede haber restado prioridad a raíz de la pandemia son amplias y tienen distinto peso e importancia en las distintas jurisdicciones. Incluyen la preparación de Estados Financieros siguiendo la normativa contable española o distintas normas contables financieras internacionales (IFRS), las declaraciones de impuestos, la presentación de los impuestos indirectos, la administración de las nóminas, la presentación de informes nacionales locales e infinidad de declaraciones estadísticas según el territorio.
Sánchez afirma: "La administración de personal se ha convertido en un área especialmente compleja en estos últimos meses. La necesaria y rápida implantación de mecanismos de ayuda para el mantenimiento del empleo llevados a cabo por los distintos gobiernos, motivado en la crisis del Covid-19, ha generado una complejidad en el cumplimiento de la normativa asociada y un aumento exponencial de la carga administrativa para las compañías, precisamente en un momento en que estas deben enfocar sus recursos en otras parcelas del negocio. Esta difícil papeleta se ha puesto de manifiesto con mayor fuerza en aquellas empresas que tienen presencia en varios países, ya que los programas de estímulos comentados son diferentes para cada uno de ellos”.
En estos tiempos difíciles, en los que los equipos de compliance tienen cada vez más dificultades, los directores financieros y los directores de operaciones se preguntan si las estructuras que tienen actualmente son tan eficientes o sólidas como deberían ser.
El compliance normativo es un reto permanente
Incluso en los mejores momentos, la gestión del compliance es complicada y puede distraer a los directivos a la hora de gestionar las operaciones clave de su negocio. Además de las normativas de las distintas jurisdicciones, las organizaciones se enfrentan a una mayor complejidad, que incluye diferentes idiomas, zonas horarias y múltiples empresas de servicios profesionales en distintos países que se encargan de la preparación de informes, impuesto de sociedades y los impuestos indirectos. "Gestionar todas las derivadas de los problemas que surgen al tratar con múltiples proveedores es un dolor de cabeza", explica el socio Alejandro Sánchez, "especialmente si se trata de 50 o 60 países con quizás 30 o 40 proveedores locales diferentes".
Desde el punto de vista de la tecnología contable, las multinacionales suelen utilizar en todas sus filiales ERPs, como SAP u Oracle. Pero a veces no tiene sentido, desde el punto de vista financiero, implantar el mismo sistema ERP en países en los que la empresa está menos consolidada y se utiliza el sistema de información financiera del proveedor de servicios local. Sin embargo, cuanto mayor es la desconexión en los sistemas, mayor es el riesgo que se genera al intentar salvar la brecha entre las infraestructuras de información primaria y secundaria.
Este riesgo se ha visto incrementado por un entorno de trabajo a distancia. Una plantilla dispar que accede a diversos sistemas crea tanto un riesgo de ciberseguridad como un quebradero de cabeza para la coherencia del compliance.
Al reconsiderar cómo gestionar sus obligaciones de compliance global de forma más eficiente, las empresas pueden mitigar el riesgo y ser capaces de centrarse de nuevo en su negocio, algo fundamental en estos momentos.
Centralice la experiencia en sus operaciones internacionales
A medida que las empresas evaluan el impacto económico de COVID-19, habrá un período de reflexión sobre las futuras oportunidades estratégicas y las prioridades operativas, junto con la forma de crear capacidad de recuperación. Abordar la responsabilidad de compliance global es una parte integral de la construcción de esa resistencia mediante la mitigación del riesgo.
Alejandro Sánchez advierte: "Cualquier lugar en el que se comercie con múltiples jurisdicciones requiere una gestión rigurosa del proyecto. Por lo tanto, tener a alguien que te quite de encima el cumplimiento de la normativa y lo gestione por ti puede tener un valor incalculable. Tener un único punto de contacto dentro de una empresa de la red internacional que esté disponible, cerca y que hable su idioma le da confianza en la coordinación y la calidad de sus informes de compliance en un momento en el que es difícil sentir que tiene el control."
Para muchas empresas españolas con operaciones internacionales, la introducción de una solución de compliance global puede ayudar a proporcionar un apoyo adicional. Una buena solución de negocio global externalizada puede ayudar a los directores financieros y a los directores de contabilidad a saber dónde y cuándo surgen obligaciones locales, aporta asistencia como enlace con los auditores, ayuda en la preparación de las cuentas anuales, y en la presentación y pago de impuestos.
Aprovechando sus conocimientos sobre el cumplimiento de la normativa y su experiencia con otras empresas, un socio externo de confianza también puede ayudar a identificar la forma de mejorar los procesos de compliance y la supervisión de los mismos.
Externalizar para apoyar el crecimiento internacional
Para las empresas de nuestro país que están creciendo rápidamente y que deben moverse a través de las fronteras con agilidad o aquellas que comenzarán su estrategia de expansión una vez que se recupere la situación económica, la necesidad de contar con un apoyo externo se convierte ahora en una opción muy a tener en cuenta. Muchas empresas entrarán en los mercados con un pequeño equipo de ventas y puede que no quieran -o no tengan tiempo- de crear un equipo de gestión local totalmente operativo, ya sea para la contabilidad o las nóminas. En estas situaciones, la externalización puede resultar una táctica útil para ayudar a las empresas internacionales a dar saltos hacia adelante con rapidez y agilidad.
De hecho, cuantos más países visite una empresa, más sentido tiene la externalización de funciones. El modelo que prevalece ahora en las multinacionales es intentar centralizar las funciones de administración contable y minimizar, en la medida de lo posible, las necesidades contables y administrativas en el territorio local.
En la crisis actual, la agilidad y la escalabilidad son atributos críticos de la resistencia y la recuperación. “En este momento, adaptarse a nuevos mercados que no le son familiares puede ser un reto, y es probable que no pueda hacerlo tan rápido como quisiera. La externalización ayuda a ello, ya que permite a la empresa responder con rapidez, eliminando todas las cuestiones legales y laborales relacionadas con ella", concluye Alejandro Sánchez.
